Stavy objednávek
Každá objednávka v aplikaci je znázorněna určitým stavem, tzn. je k ní přiřazen stav podle aktuálně prováděné operace, která je vedena systémově.
Pokud Vaše e-shopová platforma umožňuje synchronizaci stavů objednávek, je třeba mít všechny používané stavy vytvořené u Vás v administraci e-shopu a v MySkladonu nastavené mapování, aby všechny procesy a změny stavů fungovaly správě.Pokud je váš e‑shop napojen na MySkladon prostřednictvím integračního systému Pipes (platformy Shoptet, Shopify, ...), data objednávek jsou až do stavu Přijata synchronizovány z platformy vašeho e-shopu. Jakákoli změna dat objednávky zadané pouze v MySkladonu může tedy být při nejbližší synchronizaci přepsána daty z vašeho e‑shopu. Veškeré úpravy (např. odebrání nedostupných produktů, přidávání produktů, změna ceny, způsobu platby, dopravy apod.) proto doporučujeme primárně zadávat na platformě vašeho e-shopu, a poté data synchronizovat do MySkladonu, pro zajištění stejných informací v obou systémech. Upravená data objednávek v MySkladonu nelze synchronizovat na platformu e-shopu.
U jednotlivých objednávek je v systému MySkladon možné dohledat následující stavy:
| Název stavu | Popis stavu | Možnost změnit stav na | Možnost editace dat objednávky |
| Obdržena | Výchozí status objednávky v systému | Předobjednávka Pozastavena | Lze editovat - primárně na platformě e-shopu |
| Předobjednávka | Výchozí stav pro Vaše přeobjednávky, které ještě nechcete zpracovávat / expedovat. Objednávka v tomto stavu blokuje skladovou zásobu a lze na ni libovolně provádět změny. Pro zpracování je třeba změnit stav na Obdržena., případně lze nastavit datum automatického uvolnění ke zpracování. | Obdržena Zrušena | Lze editovat - primárně na platformě e-shopu |
| Nedostupné produkty | Součástí objednávky je jeden nebo více produktů, které nejsou aktuálně dostupné skladem | Předobjednávka Pozastavena Zrušena | Lze editovat - primárně na platformě e-shopu |
| Čeká na platbu | Objednávka čeká na zaplacení - pro platbu kartou nebo převodem | Předobjednávka Pozastavena Zrušena | Lze editovat - primárně na platformě e-shopu |
| Zrušena | Objednávka je zrušena / stornována | Nelze změnit stav | Nelze editovat |
| Chyba | Nezdařilo se objednat dopravu / validovat data u dopravce a je nutná úprava dat v objednávce a poté přeobjednání dopravy - podrobnější info k chybě v poli Chybová hláška | Pozastavena Zrušena | Lze editovat - v MyS pouze chybné adresní údaje s následným Přeobjednáním dopravy |
| Pozastavena | Objednávka je pozastavena, tzn. není možné ji začít zpracovávat a expedovat, ale blokuje skladovou zásobu. Lze nastavit datum automatického uvolnění ke zpracování. | Obdržena Zrušena | Lze editovat - primárně na platformě e-shopu |
| Objednává se doprava | Objednávka čeká na objednání dopravy / validaci dat u dopravce - probíhá automaticky 2x za hodinu | Předobjednávka Pozastavena Zrušena | Lze editovat - primárně na platformě e-shopu |
| Přijata | Pro B2C byla objednána doprava a vygenerováno trasovací číslo, viz pole Sledovací číslo, pro B2B došlo k validaci údajů příjemce u dopravce | Zrušena | Nelze editovat data Lze editovat dokumenty a Tisk dokumentů v MyS |
| Zpracovává se | Objednávka je v procesu vychystání na skladě | Nelze změnit stav | Nelze editovat |
| Zabalena | Balení zásilky bylo dokončeno | Nelze změnit stav | Nelze editovat |
| Čeká na dopravce | Zásilka je připravena k vyzvednutí kurýrem / dopravcem | Nelze změnit stav | Nelze editovat |
| Na cestě | Zásilka je předána dopravci = na cestě k zákazníkovi | Nelze změnit stav | Nelze editovat |
| Na výdejním místě | Zásilka je uložena na výdejním místě (box nebo provozovna) a je připravena k vyzvednutí příjemcem | Nelze změnit stav | Nelze editovat |
| Ztracena | Zásilka je ztracena dopravcem | Nelze změnit stav | Nelze editovat |
| Vrací se | Zásilka se vrací od zákazníka zpět do skladu | Nelze změnit stav | Nelze editovat |
| Vrácena | Zásilka se vrátila zpět do skladu a vrácené zboží bylo zpracováno dle domluvy | Nelze změnit stav | Nelze editovat |
Doručena | Zásilka je doručena zákazníkovi | Nelze změnit stav | Nelze editovat |
Uživatelé daného e-shopu mohou být notifikováni v případě změny stavu objednávky (pokud mají nastaveno v aplikaci – viz Kapitola Nastavení notifikací).
Rozdíl mezi stavem Předobjednávka a Pozastaveno: Předobjednávka / Pre-order → objednávka zatím nesplňuje všechny podmínky pro zpracování nebo nemá vyplněné všechny náležitosti (např. není skladem všechno zboží, ještě objednávku doplňujete). Příklad: objednávkou chcete blokovat skladovou zásobu, přičemž do ní plánujete v dalších dnech doplnit další produkty. Pozastaveno / Suspended → objednávka, která je vědomě blokována a nemá být zpracována, dokud nerozhodnete jinak, nebo byla pozastavena ze strany Skladonu. Příklad: potřebujete na poslední chvíli změnit obsah objednávky, doplnit produkt nebo čekáte na potvrzení od svého zákazníka. Automatické uvolnění ke zpracování Pro objednávky ve stavech: Předobjednávka nebo Pozastavena lze zadat datum (pouze v budoucnosti), kdy MySkladon automaticky změní stav na Obdržena a objednávka bude normálně zpracována.
Pro objednávky ve stavu Na cestě, kde delší dobu není aktualizace stavu, zkontrolujte prosím trasování na webu daného dopravce. Pokud nejsou informace o doručení od dopravce, postupujte prosím dle návodu Vytvoření a editace reklamace - Zásilka bez pohybu. Pokud jsou na webu dopravce informace o doručení, ale nedošlo k aktualizaci stavu v MySkladonu, kontaktujte prosím náš tým zákaznické péče, na e-mailové adrese customercare@skladon.cz nebo formou ticketu.
Lze stornovat objednávku, která se právě vychystává nebo zpracovává?
Pokud se objednávka již vychystává nebo zpracovává, nelze ji stornovat přímo v aplikaci MySkladon. V tomto případě je zapotřebí kontaktovat náš tým zákaznické péče, na e-mailové adrese customercare@skladon.cz nebo formou ticketu, který vám se stornem objednávky pomůže.
Lze stornovat objednávku, která je již zabalena nebo čeká na předání dopravci? Pokud je objednávka již zabalena nebo čeká na předání dopravci, není možné ji stornovat standardní cestou. Zásilka bude odeslána. Pro dopravce GLS, PPL, DPD, DHL, UPS a Česká pošta: CustomerCare požádá dopravce o vrácení zásilky zpět odesílateli. Pro dopravce Zásilkovna: Stornování zásilky je možné přes portál dopravce, avšak objednávka musí být i tak odeslána. Pro objednávky ve stavu Na cestě platí to samé - můžeme požádat dopravce o vrácení zásilky, ale je to bez záruku a vždy je třeba kontaktovat zákazníka, aby zásilku nepřebíral, pokud by mu byla doručována.
Order statuses
Each order in the application is represented by a certain status, i.e. it is assigned a status according to the currently performed operation, which is kept in the system.
If your e-shop platform allows synchronization of order statuses, you need to have all used statuses created in your e-shop administration and set up in MySkladon in the mapping so that all processes and status changes work properly.
If your e-shop is connected to MySkladon via the Pipes integration system (platforms Shoptet, Shopify, ...), order data are synchronized from your e-shop platform up to the Received status. Any change to order data entered only in MySkladon may therefore be overwritten by data from your e-shop during the next synchronization. We therefore recommend that all modifications (e.g. removing unavailable products, adding products, changing price, payment method, shipping, etc.) are primarily entered on your e-shop platform, and then the data is synchronized to MySkladon, to ensure the same information in both systems. Modified order data in MySkladon cannot be synchronized to the e-shop platform.The following statuses can be found in the system for each order:
| Status name | Status description | Option to change the status to | Option to edit order data |
| Pre received | Default order status in the system | Pre-order Suspended | Can be edited - primarily on e-shop platform |
| Pre-order | Default status for your pre-orders that you do not want to process / ship yet. An order in this status blocks inventory and can be changed as desired. To process, you need to change the status to Pre received, or you can set an automatic release date for processing. | Pre received Canceled | Can be edited - primarily on e-shop platform |
| Products not available | The order includes one or more products that are not currently available in stock | Pre-order Suspended Canceled | Can be edited - primarily on e-shop platform |
| Waiting for payment | Order pending payment (card or transfer payment) | Pre-order Suspended Canceled | Can be edited - primarily on e-shop platform |
| Canceled | The order is canceled by the user | Cannot change the status | Cannot be edited |
| Incorrect | Failed to order shipping / validate data with the shipper and it is necessary to modify the data in the order and then reorder shipping - more detailed information about the error in the Error message field | Suspended Canceled | Can be edited - in MyS only incorrect address details with Reorder shipping |
| Suspended | The order is suspended, i.e. it cannot be packed and dispatched but it blocks inventory. You can set an automatic release date for processing | Pre received Canceled | Can be edited - primarily on e-shop platform |
| Waiting for shipment | The order is waiting for the shipment / data validation with the shipper - automatically 2 times per hour | Pre-order Suspended Canceled | Can be edited - primarily on e-shop platform |
| Received | For B2C - transport was ordered and a tracking number was generated, see the Tracking number field For B2B - data validation was performed with the shipper | Canceled | Cannot be edited You can edit documents and set Print documents in MyS |
| In process | The order is in the process of being picked in stock | Cannot change the status | Cannot be edited |
| Packed | Order is packed | Cannot change the status | Cannot be edited |
| Waiting for carrier | Order is ready to be picked up by courier / carrier | Cannot change the status | Cannot be edited |
| On the way | The order is on its way to the customer | Cannot change the status | Cannot be edited |
| At pickup point | The shipment is stored at the parcel / delivery point and is ready for collection by the recipient | Cannot change the status | Cannot be edited |
| Lost | The order is lost by the carrier | Cannot change the status | Cannot be edited |
| Returning back | The order is returned from the customer back to the warehouse | Cannot change the status | Cannot be edited |
| Returned back | The order was returned to the warehouse and the returned goods were processed as agreed | Cannot change the status | Cannot be edited |
| Delivered | The order is delivered to the customer | Cannot change the status | Cannot be edited |
Users of the e-shop can be notified in the event of a change in the status of the order (if set in the application – see chapter Notification settings)
The difference between Pre-order and Suspended status: Pre-order → an order that does not yet meet all the conditions for processing or does not have all the necessary details filled in (e.g., not all goods are in stock, you are still adding to the order). Example: you want to block stock with your order, while planning to add more products to it in the coming days. Suspended → an order that is deliberately blocked and should not be processed until you decide otherwise, or has been suspended by Skladon. Example: you need to change the contents of the order at the last minute, add a product, or are waiting for confirmation from your customer. Automatic release for processing For orders in the statuses: Pre-order or Suspended, you can enter a date (only in the future) when MySkladon will automatically change the status to Pre received and the order will be processed normally.
For orders in On the way status, where there is no status update for a longer period of time, please check the tracking on the shipper's website. If there is no delivery information from the shipper, please follow the instructions for Creating and editing a claim - Shipment without movement. If there is delivery information on the shipper's website, but the status has not been updated in MySkladon, please contact our customer care team at customercare@skladon.cz or via ticket.
Can I cancel an order that is currently being picked or processed?
If an order is already being picked or processed, it cannot be cancelled directly in the MySkladon app. In this case, you need to contact our customer care team at customercare@skladon.cz or by ticket to help you cancel your order.Can I cancel an order that is already Packed or Waiting for carrier (On the way)? If the order has already been packed or is waiting for carrier, it cannot be cancelled by the standard method. The shipment will be dispatched. For carries GLS, PPL, DPD, DHL, UPS and Czech Post: We will ask the carrier to return the shipment to the sender. For the carrier Packeta: Cancellation of the shipment is possible via the carrier's portal, but the order must still be shipped. The same applies to orders in the On the way status - we can ask the shipper to return the shipment, but this is without guarantee and the customer must always be contacted so that they do not accept the shipment if it is delivered to them.