Vytvoření objednávky Excel importem

V případě objednávek, které nejsou do Skladon systému importovány automaticky prostřednictvím API propojení, je možné využít funkce manuálního vytvoření objednávky v aplikace MySkladon, nebo import excel souborem.

Import excel souborem je možný pro oba typy objednávek, tedy B2C a B2B. Na obrazovce Import objednávek jsou dvě záložky, první (defaultně aktivní) B2C Objednávky a druhá B2B Objednávky. 

Proces stažení strukturovaného Excel souboru pro import objednávek probíhá podle následujícího postupu:

1. V sekci Objednávky v horní části středového panelu klikněte na tlačítko Import objednávek

2. Ve středovém panelu se zobrazí okno Import objednávek, ve kterém u popisu Stáhnout šablonu pro importování objednávek klikněte na ikonu pro stažení strukturovaného Excel souboru

3. Pro import objednávek prostřednictvím strukturovaného Excel souboru si stažený soubor ve svém počítači otevřete a začněte vkládat potřebné informace, dle dané struktury.

Povinná pole k vyplnění (v Excel souboru zvýrazněná červeně):

• ESHOP_ORDER_ID - E-shop ID;
• SKU;

Každý produkt / SKU v objednávce musí být na samostatném řádku. Například, pokud má objednávka obsahovat 3 produkty / SKU, budou v excelu vyplněny tři řádky. Pro většinu sloupců jedné objednávky zůstávají data stejné, liší se pouze data týkající se produktů.

• COUNT_PRODUCT - počet produktu - celkový počet daného produktu / SKU v objednávce;
• PRODUCT_PRICE - cena za SKU - cena za konkrétní SKU s DPH;
  
• RECIPIENT_FULLNAME - jméno a příjmení příjemce;
• BILLING_FULLNAME - fakturační jméno a příjmení;
• RECIPIENT_ATTENTION_NAME - kontaktní osoba příjemce;
• BILLING_ATTENTION_NAME - fakturační kontaktní osoba;
• RECIPIENT_STREET - doručovací adresa (ulice, číslo);
• BILLING_STREET - fakturační adresa (ulice, číslo);
• RECIPIENT_CITY - město doručení;
• BILLING_CITY - fakturační město;
• RECIPIENT_STATE - stát doručení - výběr z nabídky zkratek států (CZ, SK, ...);
• BILLING_STATE - fakturační stát - výběr z nabídky zkratek států (CZ, SK, ...) ;
• RECIPIENT_POST_CODE - PSČ doručení;
• BILLING_POST_CODE - fakturační PSČ;
• RECIPIENT_EMAIL - e-mail příjemce;
• BILLING_EMAIL - fakturační e-mail;
• RECIPIENT_PHONE - telefonní číslo příjemce;
• BILLING_PHONE - fakturační telefonní číslo;
• PAYMENT_METHOD - způsob platby - výběr z:
  • Card online
  • Bank transfer
  • Cash on delivery
    V případě volby Cash on delivery (Dobírka) vyplňte následující pole:
    1. COD_PRICE - Cena dobírky
    2. COD_CURRENCY - Měna dobírky
    3. COD_REF_NUMBER - Variabilní symbol dobírky
    4. INVOICE_NUMBER - Číslo faktury (může být stejné jako Variabilní symbol dobírky)
• PAID - zaplaceno - výběr z:
  • Ano / Yes
  • Ne / No
• PRICE - fakturovaná cena;
• SHIPPING_PRICE - cena za dopravu;
• CURRENCY - měna - výběr ze zkratek měny (CZK EUR,...);
• SHIPPER - dopravce - vyberte požadovaného dopravce;
  
• SHIPPER_SERVICE_CODE - kód služby dopravce - po po výběru dopravce zvolte z nabídek jeho služeb.
  
  V případě dopravce Local courier / Zásilkovna Externí je třeba zvolit SHIPPER: PCKT_EXTERNAL a pro SHIPPER_SERVICE_CODE zadat ID služby dopravce. Seznam ID je k dispozici pod tlačítkem „Zobrazit dopravce“ v pravé horní části středového panelu v okně Import objednávek nebo ve Vašem ceníku doprav (např. RO Sameday HD, do excelu zadá jako SHIPPER = PCKT_EXTERNAL a SHIPPER_SERVICE_CODE = 7397).
  
  Pro služby s doručením na výdejní místa je třeba také zadat ID výdejního místa do sloupce: ADDRESS_ID. ID výdejních míst zjistíte na webu daného dopravce, například pro dopravce Zásilkovna ZDE.

Nepovinná pole k vyplnění:

• RECIPIENT_COMPANY_NAME - název společnosti příjemce;
• BILLING_COMPANY_NAME - fakturační název společnosti;
• RECIPIENT_PROVINCE_CODE - provinční kód příjemce;
• BILLING_PROVINCE_CODE - fakturační provinční kód;
  
• RECIPIENT_ADDRESS_ADDITIONAL_INFO - dodatečné informace o adrese příjemce;
• BILLING_STREET_ADDITIONAL_INFO - dodatečné informace o fakturační adrese;
• RECIPIENT_GLN - GLN příjemce;
• BILLING_GLN - fakturační GLN;
• ADDRESS_ID - ID výdejního místa - pouze pro služby dopravců s doručením na výdejní místa;
• STATUS - stav objednávky - výběr z:

• PreOrder - Předobjednávka (pro objednávky, které nemají být ještě zpracovány, viz: Stavy objednávek)
• PreReceived - Obdržena (defaultní hodnota) - není třeba zadávat, systém automaticky vytváří všechny objednávky v tomto stavu

• COD_PRICE - Cena dobírky;
• COD_CURRENCY - Měna dobírky;
• COD_REF_NUMBER - Variabilní symbol dobírky;
• INVOICE_NUMBER - Číslo faktury (může být stejné jako Variabilní symbol dobírky);
• HOLD_BY_QUALITY - Vychystat z kvality (pouze pro B2B objednávky) - výběr z:
  • Ano / Yes
  • Ne / No
• UNDER_SANCTION - podléhá sankcím - výběr z:
  • Ano / Yes
  • Ne / No
    

Pro správný import objednávek strukturu Excel souboru nijak neupravujte! Zadejte pouze data do sloupců.

4. V okně Import objednávek si v záložce vyberte B2C Objednávky / B2B Objednávky.

5. Klikněte na ikonu Nahrát soubory v levém horním rohu okna Import objednávek (vyhledejte a vložte vyplněný Excel soubor z vašeho průzkumníku ve formátu XLSX).
 

6. Po vložení strukturovaného Excel souboru se u jednotlivých objednávek v sekci Import objednávek zobrazí ve sloupci Validace výsledek konkrétní objednávky.

Pokud se objeví ikona fajfky, objednávka je zadána správně a půjde nahrát do systému

Pokud se objeví ikona vykřičníku, objednávka obsahuje chybu v datech a nepůjde nahrát do systému. Po kliknutí na vykřičník se zobrazí konkrétní chyba v souboru.

Chybně nahraný soubor s objednávkami je možné z importu objednávek odstranit kliknutím na tlačítko Odstranit, umístěné v pravém horním rohu okna, pod akčním tlačítkem Importovat objednávky.

7. Pro jednotlivé objednávky nahrané pomocí importu objednávek je ve sloupci Detail k dispozici náhled do detailu konkrétní objednávky, obsahující všechna data vložená do strukturovaného excel souboru a také info, zda jde o vytvoření nové objednávky nebo aktualizace již vytvořené objednávky.

8. Pokud jsou jednotlivé objednávky validovány jako správné, klikněte na tlačítko Importovat objednávky v pravém horním rohu okna Import objednávek, čímž se objednávky vytvoří v MySkladonu.

9. Z importu objednávek se vrátíte zpět po kliknutí na šipku Zpět v levém horním rohu. Importované objednávky jsou uloženy a zobrazí v sekci Objednávky.

FAQs

? Můžu nahrát víc objednávek pomocí jednoho excel souboru?
-> Ano, to je možné; každá objednávka musí mít unikátní ESHOP_ORDER_ID

? Nahrávám objednávky s dopravou přes Zásilkovnu a nevím, jakou hodnotu doplnit do pole zasilkovna_dispensing_point
-> Je potřeba doplnit číslo daného výdejního místa najdete na https://www.zasilkovna.cz/pobocky

Editace objednávky Excel importem

Objednávky je možné editovat také prostřednictvím importu excelem. Pomocí této funkce lze upravit, doplnit nebo odebrat potřebné údaje u již existujících objednávek. Rozpis povolených změn stavů objednávek je rozepsán v tabulce v kapitole Stavy objednávek.

Create an order by Excel import

For orders that are not automatically imported into the Skladon system via the API connection, it is possible to use the manual order creation feature in the MySkladon application or to import orders using an Excel file.

The Excel import is available for both types of orders, B2C and B2B. On the Order Import screen, there are two tabs: the first one (active by default) for B2C Orders and the second one for B2B Orders.

The process of downloading the structured Excel file for order import is as follows:

1. In the Orders section at the top of the center panel, click on the Import Orders button.

2. In the center panel, the Import Orders window appears, in which, next to the description Download template for importing orders, click on the icon to download the structured Excel file

3. To import orders via a structured Excel file, open the downloaded file on your PC and start entering the necessary information according to the given structure.

Required fields to be filled in: 

• ESHOP_ORDER_ID – E-shop order ID
• SKU;

Each product / SKU in an order must be entered on a separate row. For example, if an order contains 3 products / SKUs, three rows must be filled in the Excel file. For most columns within one order, the data remains the same; only the product-related data differs.

• COUNT_PRODUCT – product quantity – total quantity of the given product / SKU in the order
• PRODUCT_PRICE – SKU price – price for the specific SKU including VAT
  
• RECIPIENT_FULLNAME – recipient’s full name
• BILLING_FULLNAME – billing full name
• RECIPIENT_ATTENTION_NAME – recipient contact person
• BILLING_ATTENTION_NAME – billing contact person
• RECIPIENT_STREET – delivery address (street, house number)
• BILLING_STREET – billing address (street, house number)
• RECIPIENT_CITY – delivery city
• BILLING_CITY – billing city
• RECIPIENT_STATE – delivery country – select from country code list (CZ, SK, …)
• BILLING_STATE – billing country – select from country code list (CZ, SK, …)
• RECIPIENT_POST_CODE – delivery postal code
• BILLING_POST_CODE – billing postal code
• RECIPIENT_EMAIL – recipient email
• BILLING_EMAIL – billing email
• RECIPIENT_PHONE – recipient phone number
• BILLING_PHONE – billing phone number
• PAYMENT_METHOD – payment method – select from:
  • Card online
  • Bank transfer
  • Cash on delivery

If Cash on delivery is selected, please fill in the following fields:

1. COD_PRICE – cash on delivery amount
2. COD_CURRENCY – cash on delivery currency
3. COD_REF_NUMBER – COD reference number (variable symbol)
4. INVOICE_NUMBER – invoice number (can be the same as the COD reference number)

• PAID – paid – select from:
  • Yes
  • No
• PRICE - invoiced price
• SHIPPING_PRICE – shipping price
• CURRENCY – currency – select from currency codes (CZK, EUR, …)
• SHIPPER – carrier – select the required carrier
• SHIPPER_SERVICE_CODE – carrier service code – after selecting the carrier, choose one of the carrier’s available services

For the Local courier / Zásilkovna External carrier, it is necessary to select SHIPPER: PCKT_EXTERNAL and for SHIPPER_SERVICE_CODE enter the carrier service ID. The list of IDs is available under the “Show carriers” button in the top-right corner of the central panel in the Import orders window or in your carrier price list (e.g. RO Sameday HD, in Excel enter as SHIPPER = PCKT_EXTERNAL and SHIPPER_SERVICE_CODE = 7397).

For services with delivery to pickup points, it is also necessary to enter the pickup point ID into the ADDRESS_ID column. Pickup point IDs can be found on the carrier’s website, for example for the carrier Zásilkovna HERE.

Optional fields to be filled in: 

• RECIPIENT_COMPANY_NAME – recipient’s company name
• BILLING_COMPANY_NAME – billing company name

• RECIPIENT_PROVINCE_CODE – recipient’s province code

• BILLING_PROVINCE_CODE – billing province code
  

• RECIPIENT_ADDRESS_ADDITIONAL_INFO – additional information about the recipient’s address
• BILLING_STREET_ADDITIONAL_INFO – additional information about the billing address

• RECIPIENT_GLN – recipient’s GLN

• BILLING_GLN – billing GLN

• ADDRESS_ID – pickup point ID – only for carrier services with delivery to pickup points

• STATUS – order status – select from:
  • Pre Order - for orders that should not be processed yet, see: Order statuses) 
  • Pre Received (default value) – no need to enter, the system automatically creates all orders in this status
• COD_PRICE – cash on delivery amount
  
• COD_CURRENCY – cash on delivery currency
  
• COD_REF_NUMBER – COD reference number (variable symbol)
  
• INVOICE_NUMBER – invoice number (can be the same as the COD reference number)
  
• HOLD_BY_QUALITY – pick from quality (only for B2B orders) – select from:
  
  • Yes
  • No
• UNDER_SANCTION – subject to sanctions – select from:
  • Yes
  • No

 Do not modify the Excel file structure to ensure correct order import! Enter data only in the columns.

4. In the Import Orders window, in the tab select B2C Orders / B2B Orders.

5. Click the Upload Files icon in the top left corner of the Import Orders window (locate and insert a completed Excel file from your explorer in XLSX format). 

6. After inserting the structured Excel file, the result of the specific order will be displayed in the Validation column for each order in the Import Orders section.

If a pipe icon appears, the order is entered correctly and will upload to the system.

If an exclamation mark icon appears, the order contains a data error and cannot be uploaded to the system. When you click on the exclamation mark, a specific error in the file will be displayed.

The incorrectly uploaded order file can be removed from the order import by clicking the Delete button located in the upper right corner of the window, below the Import Orders action button.

7. For individual orders uploaded using the order import, the Detail column provides a preview of the detail of the specific order, containing all the data entered into the structured excel file and also info whether it is a new order creation or an update of an already created order.

8. If the individual orders are validated as correct, click the Import Orders button in the top right corner of the Import Orders window to import the orders into the system.

9. You can go back from importing orders by clicking on the back arrow in the top left corner. Imported orders are saved and shown in the Orders section

FAQs

? Can I upload multiple orders using one excel file?
-> Yes, this is possible, each order must have a unique ESHOP_ORDER_ID

? I am uploading orders with shipping via Packeta and I don't know what value to add in the field zasilkovna_dispensing_point
-> You need to add the Pickup point ID, this can be found at https://www.zasilkovna.cz/pobocky 

Editing order by Excel import

Orders can also be edited through Excel import. This feature allows you to modify, add, or remove selected data for existing orders. A detailed overview of the permitted order status changes is provided in the table in the Order statuses section.