Základní pravidla pro úspěšnou spolupráci

Z vlastních zkušeností víme, že nastavení úspěšné spolupráce mezi vámi a fulfillment partnerem je základem pro efektivitu v každodenním fungování.


Proto vám chceme při této příležitosti na jednotlivých skladových operacích sesumírovat nejzásadnější podmínky, které nám zajistí společný cíl – oboustranně spokojenou spolupráci.


Příjem zboží

  • Avíza o příjmu zboží jsou v aplikaci MySkladon vytvářena v dostatečném předstihu – zejména z důvodu naplánování personálních kapacit:
    • příjem zboží do 10 palet: avizace minimálně 2 dny před datem fyzického přijetí na sklad;
    • příjem zboží z kamionu / kontejneru: avizace minimálně 2 týdny před datem fyzického přijetí na sklad (ideálně včetně vytvoření ticketu na zákaznickou péči s informací o plánovaném datu doručení a množství zboží).
  • Avíza o příjmech zboží jsou v aplikaci MySkladon vytvořena správně – z důvodu hladkého průběhu naskladnění:
    • v administraci je nutné vyplnit všechna povinná pole a následně zásilku označit vygenerovaným ASN štítkem – "Příjem zboží".
  • Jednotlivé produkty jsou správně naimportovány do klientské aplikace MySkladon:
    • každý produkt (SKU) má systémově přidělen unikátní EAN kód (kromě položek, které EAN kód nevyžadují – promo materiál aj.);
    • každý produkt (SKU) má systémově nastavenou vychystávací metodu (FIFO / FEFO) s dlouhodobou platností – v případě změny je potřeba o této situaci informovat oddělení zákaznické péče – z důvodu minimalizovat riziko vzniku problémů s trvanlivostí a šarží.
  • Veškeré fyzicky přijímané produkty jsou označeny správným EAN kódem dle dohodnutého způsobu (ideálně již od dodavatele / výrobce zboží; není-li domluveno jinak) – z důvodu rychlého naskladnění.
  • Standardní provozní doba na stanovišti příjmu je: 
    • systémové přijímání produktů pro zaskladnění – pondělí až pátek 6:00 - 14:00;
    • fyzická vykládka zboží od dopravce – pondělí až pátek 6:00 - 16:00;
    • víkendy a státní svátky dle aktuální potřeby po předchozí domluvě s klientem.

Zaskladňování

  • Klient ideálně zajišťuje doručování drobného zboží na sklad v rozměrově vhodných krabicích (velikost krabic je specifikována během onboardingového procesu, nejčastěji K2, K9) – z důvodu efektivního skladování a další manipulace.

Kompletace

  • Klient je zodpovědný za zaslání specifických požadavků (manuálů) pro kompletaci a štítkování produktů na oddělení logistického inženýrství – z důvodu eliminace chyb v procesu.

Vychystávání produktů

  • Klient je zodpovědný za správu objednávek ve stavu „Incorrect“ – v případě nejasností kontaktuje oddělení zákaznické péče – „Jak na objednávky s chybou“.
  • Klient je zodpovědný za správu objednávek ve stavu „PNA“ (Product Not Available) – v případě nejasností nebo nesrovnalostí kontaktuje oddělení zákaznické péče – "Jak na objednávky ve stavu Nedostupné produkty"
    • V rámci spolupráce máme smluvně definovanou přirozenou míru úbytku zásob; přesáhnutí definované míry úbytku zásob může nastat z několika důvodů – v případě zjištění vyšší míry úbytku doporučujeme kontaktovat oddělení zákaznické péče.

Balení zásilek

  • V momentě vzniku vysoké míry reklamací z důvodu poškození zásilek klient kontaktuje oddělení logistického inženýrství s požadavkem na změnu balicího předpisu.
  • B2B objednávky: v případě specifických balicích požadavků ze strany odběratelů (obchodní partner, marketplaces) klient během onboardingového procesu definuje oddělení logistického inženýrství požadovaný balicí předpis (např. způsob značení zásilek, vkládání dokumentů aj.) – z důvodu správné expedice zásilek.

Vratky

  • Klient je zodpovědný za zaslání pravidel pro správu vratek (např. ve kterém případě uvádět do původního stavu, recyklovat, zaslat na čistírnu / své sídlo apod.).
  • Klient dostatečně informuje své zákazníky o vkládání vratkového formuláře do vratek – z důvodu rychlejšího spárování vratky s původní objednávkou.
  • Klient je kontaktován oddělením zákaznické péče o aktuálním stavu produktů zadržených kvalitou (zboží nelze uvést do prodejního stavu – poškozené, špinavé apod.), a to na předem dohodnutou e-mailovou adresu a v dohodnutém časovém intervalu.
    • Doporučení: možnost průběžného monitoringu stavu v aplikaci MySkladon – informace o aktuálním počtu produktů zadržených kvalitou je na úrovni SKU k dispozici v sekci Inventář ve sloupci „Zadrženo kvalitou“.
  • Informace o způsobu identifikace vratek naleznete v článku „Pravidla pro identifikaci vratek“.

Inventura

  • Kompletní inventura zboží probíhá standardně 1x za rok, oddělení zákaznické péče s předstihem kontaktuje klienta s dotazem o ideálním termínu pro uskutečnění inventury (v rámci inventury je z důvodu přesnosti potřeba pozastavení expedice v řádech jednotek dní).
  • Při vyhodnocování výsledku inventury se zohledňuje přirozená míra úbytku zásob, která je s klientem smluvně vyspecifikována.

Expedice

Komunikace s oddělením zákaznické péče vs. Key Account Management

  • Operativní požadavky spojené s provozem klient komunikuje s oddělením zákaznické péče, reklamací a logistického inženýrství – odvíjí se od povahy požadavku. Key Account Management funguje jako eskalační článek, nebo řeší další strategickou spolupráci – „Příklady požadavků na zákaznickou péči a KAM (komunikační matice)“.
  • Veškerá komunikace se zákaznickou péčí probíhá prostřednictvím ticketovacího portálu Freshdesk – z důvodu zajištění kvality a trackovatelnosti.
  • Klient má k dispozici Znalostní databázi (Knowledge Base), ve které jsou k dispozici návody pro operativní práci v klientské aplikaci MySkladon – z důvodu zajištění rychlejší exekuce požadavků.

Basic rules for successful cooperation

Based on our own experience, we know that establishing successful cooperation between you and your fulfillment partner is the basis for efficiency in day-to-day operations.


That is why we would like to take this opportunity to summarize the most important conditions for individual warehouse operations that will ensure our common goal—mutually satisfactory cooperation.


Receipt of goods

  • Receipt notifications are created in MySkladon well in advance - especially for staff planning purposes:
    • receipt of goods up to 10 pallets: notification at least 2 days before the date of physical receipt into the warehouse;
    • receipt of goods from truck / container: notification at least 2 weeks before the date of physical receipt into the warehouse (ideally including the creation of a customer care ticket with information about the planned delivery date and quantity of goods).
  • Receipt notifications are created correctly in MySkladon - for a smooth storage process:
    • in the administration it is necessary to fill in all mandatory fields and then mark the shipment with a generated ASN label - "Receivings".
  • The individual products are correctly imported into the MySkladon client application:
    • each product (SKU) is assigned a unique EAN code (except for items that do not require an EAN code - promotional material, etc.);
    • each product (SKU) has a system-set picking method (FIFO / FEFO) with long-term validity - in case of a change, it is necessary to inform the customer care department about this situation - in order to minimize the risk of shelf life and batch problems.
  • All physically received products are marked with the correct EAN code according to the agreed method (ideally already from the supplier / manufacturer of the goods; unless otherwise agreed) - for the fast storage.
  • Standard operating hours at the receiving station are: 
    • system receipt of products for storage – Monday to Friday, 6:00 a.m. to 2:00 p.m.;
    • physical unloading of goods from the carrier – Monday to Friday 6:00 a.m. to 4:00 p.m.;
    • weekends and public holidays as needed, by prior arrangement with the client.

Storage

  • The client ideally arranges delivery of small goods to the warehouse in dimensionally suitable boxes (the size of the boxes is specified during the onboarding process, most often K2, K9) - for efficient storage and further handling.

Kitting

  • The client is responsible for sending specific requirements (manuals) for product picking and labelling to the logistics engineering department - in order to eliminate errors in the process.

Order picking

  • The client is responsible for managing orders in the "Incorrect" status - if unclear, contact the customer care department - „How to fix orders with an error“.
  • The client is responsible for managing orders in "PNA" (Product Not Available) status - in case of ambiguities or discrepancies, contact the customer care department - "How to resolve a PNA order"
    • As part of our cooperation, we have a contractually defined natural inventory shrinkage rate; exceeding the defined shrinkage rate can occur for several reasons - if a higher shrinkage rate is detected, we recommend contacting the customer care department.

Packing of shipments

  • When a high rate of claims due to damaged shipments occurs, the client contacts the logistics engineering department with a request to change the packaging regulations.
  • B2B orders: in the case of specific packaging requirements from customers (business partner, marketplaces), the client defines to the logistics engineering department during the onboarding process the required packaging regulations (e.g. method of marking shipments, insertion of documents, etc.) - for the purpose of correct shipment dispatch.

Returns

  • The client is responsible for sending the rules for managing returns (e.g. in which case to reinstate, recycle, send to the dry cleaner/your location, etc.).
  • The client sufficiently informs its customers about the insertion of the return form into the returns - in order to more quickly pair the return with the original order.
  • The client is contacted by the customer care department about the current status of the products withheld by quality (goods cannot be put into saleable condition - damaged, dirty, etc.) to a pre-agreed e-mail address and at an agreed time interval.
    • Recommendation: the possibility of continuous monitoring of the status in MySkladon - information on the current number of products held by quality is available at the SKU level in the Inventory section in the column "Held by quality".
  • For information on how to identify returns, see "Rules for identifying returns".

Inventory

  • A complete inventory of goods is normally carried out once a year, the customer care department contacts the client in advance to ask about the ideal date for the inventory (for the inventory to be accurate, the shipping must be suspended for several days).
  • The evaluation of the inventory result takes into account the natural rate of inventory loss, which is contractually specified with the client.

Dispatch

Communication with Customer Care vs. Key Account Management

  • The client communicates operational requirements related to operations with the customer care, claims, and logistics engineering departments, depending on the nature of the requirement. Key Account Management acts as an escalation link or handles other strategic collaboration - see the article "Examples of customer care requirements and KAM (communication matrix)".
  • All communication with customer care is done through the Freshdesk ticketing portal - for quality assurance and traceability.
    • Instructions for creating a ticket including setting its priority - „Customer service“.
  • The client has access to the Knowledge Base, which provides instructions for operational work in the MySkladon client application - in order to ensure faster execution of requests.